Mua hàng
Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn điện tử luôn cần thiết để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch của giao dịch. Tuy nhiên, trong một số trường hợp các hóa đơn đã phát hành cần phải hủy bỏ do sai sót hoặc thay đổi trong quá trình giao dịch. Để đảm bảo tính hợp lệ và tránh những rủi ro về pháp lý, các doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo đúng quy định hiện hành. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn mọi người cách hủy hóa đơn nhanh chóng và đúng luật.
Khi nào cần phải hủy hóa đơn điện tử đã phát hành?
Khi xảy ra sai sót về nội dung trên hóa đơn điện tử đã phát hành, tùy từng trường hợp kế toán sẽ phải tiến hành lập biên bản hủy hóa đơn điện tử và điều chỉnh lại sao cho đúng. Trong 2 trường hợp dưới đây người bán sẽ được phép thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành:
Trường hợp 1: Theo quy định tại Khoản 1 điều 19 Nghị định 123/2020/ NĐ - CP sẽ như sau:
Nếu hóa đơn chưa được gửi cho người mua: Người bán tiến hành làm thủ tục hủy bỏ hóa đơn điện tử đã phát hành và làm lại hóa đơn mới.
Nếu hóa đơn đã được gửi đi cho người mua: Người bán chỉ được phép lập hóa đơn điều chỉnh hoặc xuất hóa đơn để thay thế mà không thể hủy được hóa đơn.
Trường hợp 2: Dựa theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nếu người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hay trong khi cung cấp dịch vụ và sau đó có phát sinh hủy hay chấm dứt sử dụng dịch vụ. Lúc này, người bán sẽ tiến hành hủy hóa đơn đã phát hành và phải thông báo với cơ quan Thuế về việc hủy bỏ này.
Khi hóa đơn có sai sót cần phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
>> Tìm hiểu thêm: VNPT cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho đơn vị kinh doanh mua bán vàng
Hướng dẫn thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo đúng quy định
Dưới đây sẽ là hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành nhanh chóng, chính xác theo đúng quy định hiện hành:
Bước 1: Đầu tiên người bán hàng cần phải thông báo hóa đơn điện tử đã phát hành bị sai với cơ quan Thuế theo đúng mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Bước 2: Sau đó tiến hành lập hóa đơn mới như thông thường và ký số để gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã bị sai để gửi cho người mua.
Bước 3: Thực hiện hủy hóa đơn điện tử bị sai đã thông báo.
Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn để tránh rủi ro khi cơ quan thuế vào kiểm tra, thanh tra.
Bước 5: Tiến hành kiểm tra xem những thông báo sai sót đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa để đảm bảo chắc chắn rằng hóa đơn đã được hủy.
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành đơn giản, dễ thực hiện
>> Tìm hiểu thêm: VNPT Invoice Inbot: Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nhanh chóng, hiệu quả
Những điều cần lưu ý khi tiến hành làm thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Để đảm bảo sự an toàn, chính xác nhất trong cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành mọi người cần phải lưu ý một vài vấn đề như sau:
Tuân thủ thời gian hủy hóa đơn điện tử theo quy định
Thời hạn bên bán phải nộp thông thông báo hóa đơn điện tử bị sai để tiến hành hủy hóa đơn chậm nhất sẽ là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh điện tử nếu có sai sót. Nếu quá thời gian quy định sẽ bị xử phạt.
>> Xem thêm: Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền của VNPT gỡ khó cho các doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻ
Mức xử phạt khi hủy hóa đơn sai quy định
Mức xử phạt khi thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành được căn cứ vào Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:
Phạt cảnh cáo đối với trường hợp hủy hóa đơn quá thời hạn từ 1-5 ngày làm việc và có tình tiết giảm nhẹ.
Phạt tiền từ 2 đến 4 triệu đồng đối với những trường hợp hủy hóa đơn điện tử quá thời hạn từ 1 - 10 ngày.
Phạt tiền từ 4 đến 8 triệu đồng với trường hợp hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, không thực hiện việc hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật hay bên bán không thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn với cơ quan thuế và thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai sót.
Thực hiện việc hủy hóa đơn sai quy định sẽ bị xử phạt
>> Xem thêm: 4 cách quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, hiệu quả
Hủy hóa đơn điện tử và tiêu hủy hóa đơn điện tử có giống nhau?
Việc hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn không giống nhau mà là những hình thức khác nhau hoàn toàn.
Đối với hủy hóa đơn nghĩa là hóa đơn không còn giá trị dùng nhưng vẫn tồn tại trên hệ thống và có thể tra cứu bất cứ lúc nào cần.
Đối với tiêu hủy hóa đơn nghĩa là hóa đơn không còn giá trị và cũng không còn tồn tại trên hệ thống và dĩ nhiên sẽ không thể tra cứu được.
>> Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử không có link tra cứu
Với những thông tin chia sẻ trên về thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành hy vọng giúp mọi người hiểu rõ và xử lý khi có vấn đề xảy ra. Để hạn chế tình trạng phải hủy hóa đơn điện tử mọi người có thể sử dụng Dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT Invoice . Nhờ có VNPT Invoice mọi thông tin của khách hàng được lưu trữ giảm tình trạng sai sót trong xử lý hóa đơn. Để có thêm nhiều thông tin các bạn truy cập vào trang web https://vnpt.com.vn/ hoặc liên hệ qua số hotline 18001260 để được tư vấn hỗ trợ chi tiết.
Xem thêm: Cách kiểm tra hóa đơn điện tử theo thông tư 78, Nghị định 23 nhanh chóng – chính xác
