“Bắt bệnh” 7 trường hợp chữ ký số bị lỗi và cách xử lý hiệu quả

Trong quá trình mới bắt đầu sử dụng chữ ký số, người dùng có thể gặp trường hợp hệ thống báo lỗi, dẫn tới gián đoạn công việc. Bài viết này sẽ chỉ ra nguyên nhân và cách xử lý khi gặp 7 trường hợp chữ ký số bị lỗi thường gặp nhất, để không bị gián đoạn công việc trong thời gian dài.

1. Lỗi không tìm thấy chữ ký số

Lỗi không tìm thấy chữ ký số thường xảy ra sau khi ký điện tử. Hệ thống thông báo không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ trên màn hình.

Trong hình ảnh là hình ảnh hệ thống thông báo lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng

Với tình trạng lỗi này, bạn có thể tham khảo 4 cách xử lý chi tiết theo từng nguyên nhân như sau:

1.1 Trường hợp 1: Cắm sai USB Token

Nguyên nhân: 

Chữ ký số sẽ đại diện cho 1 công ty/cá nhân nhất định. Mỗi chữ ký số sẽ có 1 USB Token riêng. Vì vậy, nếu sử dụng sai USB Token thì hệ thống sẽ không nhận diện được và báo lỗi không tìm thấy chữ ký số.

Cách xử lý: 

Kiểm tra USB Token có phải của tài khoản đăng nhập hay không. Nếu không, thay thế bằng USB token đúng để thực hiện giao dịch.

1.2 Trường hợp 2: Driver của chữ ký số bị lỗi

Nguyên nhân: 

Trường hợp này thường xảy ra với các USB token sử dụng đã lâu, Driver của chữ ký số bị lỗi hoặc bị lỗi thời (không cập nhật phiên bản mới).

Cách xử lý:

• - Với trường hợp USB token đã tích hợp Driver: Bạn chọn phần My Computer trên máy tính → Vào ổ đĩa chữ ký số (thường có tên nhà cung cấp chữ ký số) → Chọn và mở tệp tin setup.exe → nhấn  Install (Cài đặt).

• - Với trường hợp Driver token đã cài trên máy tính bị lỗi: Bạn gỡ tệp tin ra để cài lại.

Nếu máy tính bị lỗi nên không xóa được Driver cũ thì bạn sử dụng Unlocker để xóa thư mục → Sao chép thư mục cài đặt trên máy tính khác → Dán vào máy tính → gỡ Drive cũ → cài đặt lại Driver mới.

1.3 Nhập sai mã PIN

Nguyên nhân: 

Do nhập nhầm mã PIN hoặc sai sót trong quá trình nhập mã PIN (do ấn nhầm caps lock hoặc dấu cách,...

Cách xử lý:

Kiểm tra lại chính tả của mã PIN sau khi nhập.

Nếu quên mã PIN, hãy liên hệ ngay với đơn vị cung cấp chữ ký số để được hướng dẫn cụ thể cách lấy lại.

1.4 Số serial không trùng khớp với hệ thống

Nguyên nhân:

Lỗi này thường xảy ra khi bạn gia hạn cho USB token hoặc tạo mới 1 chữ ký số nhưng không khai báo số serial mới lên hệ thống. Vì vậy, các hệ thống sẽ cho rằng đây là số không hợp lệ và thống báo không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng.

Cách xử lý: 

Thực hiện khai báo lại tại các tài khoản sử dụng chữ ký số (cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội,...).

Có thể bạn quan tâm: Nguyên nhân không cài được chữ ký số VNPT và cách xử lý

2. Lỗi máy tính không nhận chữ ký số

Lỗi máy tính không nhận chữ ký số có thể nhận biết qua biểu hiện: USB Token được chọn đã tương ứng với tài khoản đăng nhập của công ty nhưng máy tính từ chối nhận thiết bị. Do đó, các giao dịch điện tử sẽ không thể được thực hiện khi chữ ký số không nhận.

Máy tính không nhận chữ ký số, người dùng không thể thực hiện các thao tác tiếp theo

Để xử lý lỗi này, bạn có thể tham khảo nguyên nhân và 3 giải pháp khắc phục sau đây:

• - Chưa cắm USB Token vào máy tính: Cần kiểm tra xem USB Token và cổng USB của máy tính đã được kết nối với nhau chưa. Nếu chưa thì cần cắm USB Token vào cổng USB của máy tính để thực hiện các giao dịch tiếp theo.
• - Máy tính chưa cài Driver của Token: Vào trực tiếp website của đơn vị cung cấp chữ ký số để tìm ứng dụng phù hợp. Sau đó tải ứng dụng về máy tính và cài đặt. Ví dụ, bạn đang sử dụng chữ ký số của VNPT, có thể truy cập vào website: https://vnpt-ca.vn/.
• - IE Tab chưa được cài đặt trên trên trình duyệt Chrome và phần mềm Java: Trên trình duyệt Chrome và phần mềm Java phiên bản mới nhất, tiến hành cài đặt IE Tab để có thể sử dụng chữ ký số ngay sau đó.

3. Lỗi VNPT-CA Plugin không hoạt động

VNPT-CA Plugin không hoạt động cũng là một trong 7 lỗi cơ bản của chữ ký số mà người dùng có thể gặp phải. Lỗi này thường xảy ra khi văn bản, hóa đơn hoặc tờ khai đã được người dùng lập xong.

Tuy nhiên khi dùng chữ ký số VNPT-CA để ký điện tử thì hệ thống thông báo lỗi “Chưa cài Plugin ký số”. Thông báo này đồng nghĩa với việc những thao tác tiếp theo sẽ không được thực hiện.

Biểu hiện nhận biết lỗi VNPT-CA Plugin không hoạt động

Nguyên nhân dẫn đến lỗi này có thể do chưa cài đặt Plugin hoặc bản cài đặt cũ đã bị lỗi. Với cả 2 nguyên nhân trên, người dùng có thể khắc phục nhanh chóng bằng 2 bước đơn giản sau:

• - Bước 1: Truy cập website https://vnpt-ca.vn/ nếu bạn đang sử dụng chữ ký số của VNPT để tải bản Plugin ký số mới nhất về máy tính.
• - Bước 2: Thực hiện cài đặt để sử dụng chữ ký số VNPT-CA như bình thường.

4. Lỗi nút “Chọn tệp tờ khai” bị ẩn hoặc không thể nhấp chuột

Nguyên nhân:

Lỗi nút “Chọn tệp tờ khai” thường do 2 nguyên nhân chính gây ra:

• - Do máy tính chưa cài đặt phần mềm Java
• - Phiên bản phần mềm Java đã cũ, không còn phù hợp để sử dụng

Ở thời điểm hiện tại, hệ thống cổng thông tin Tổng cục thuế chỉ chấp nhận phần mềm java Plug-in. Vì vậy, tất cả các phần mềm Java còn lại đều không có chức năng hỗ trợ gửi tờ khai.

Lỗi nút “Chọn tệp tờ khai” bị ẩn hoặc không thể nhấp chuột

Cách xử lý

• - Bước 1: Kiểm tra lại phần mềm Java trong máy. Nếu Java chưa có thì tiến hành cài đặt. Trường hợp Java đã có nhưng không sử dụng được nữa, người dùng nên xóa bỏ và cài đặt lại phần mềm mới nhất.
• - Bước 2: Thực hiện tải phần mềm java Plug-in trên website: https://vnpt-ca.vn/ về máy tính nếu bạn đang sử dụng chữ ký số của VNPT.
• - Bước 3: Cài đặt java Plug-in vừa tải về. Khởi động lại máy tính và tiếp tục tiến hành các bước gửi tờ khai như thông thường.

Tìm hiểu thêm: 5 nguyên nhân và cách mở chữ ký số VNPT bị khóa nhanh chóng

5. Lỗi chưa đăng ký tờ khai với cơ quan thuế

Chưa đăng ký tờ khai với cơ quan thuế là lỗi người dùng không thường xuyên gặp phải khi sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên, trong trường hợp gặp lỗi này, người dùng cần nhanh chóng xử lý, tránh để ảnh hưởng tới tiến độ nộp hồ sơ, tờ khai tới cơ quan thuế.

Lỗi chưa đăng ký tờ khai với cơ quan thuế được nhận biết thông qua biểu hiện cụ thể đó là: Khi ký tờ khai trên trang thuedientu.gdt.gov.vn thì gặp báo lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan thuế”.

Lỗi chưa đăng ký tờ khai với cơ quan thuế được nhận biết qua thông báo khi ký tờ khai trên trang thuedientu.gdt.gov.vn

Nguyên nhân:

Đơn vị kê khai lần đầu sau khi mua chữ ký số, mới gia hạn chữ ký số. Hoặc cũng có thể do người dùng chưa đăng ký lại với cơ quan thuế sau khi thực hiện các thay đổi thông tin trong chứng thư số.

Cách xử lý chữ ký số bị lỗi này:

Để khắc phục lỗi nhanh chóng, người dùng cần truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn. Tiếp đó, đăng nhập vào tài khoản công ty và thực hiện cập nhật lại serial thuế theo các bước được hướng dẫn. Sau cùng, gửi thông tin vừa cập nhật tới Tổng cục Thuế để đăng ký.

6. Lỗi xác thực chữ ký số không thành công

Lỗi xác thực chữ ký số không thành công có thể nhận biết dễ dàng thông qua một số biểu hiện. Cụ thể như khi doanh nghiệp/cá nhân/tổ chức thực hiện quy trình nộp tờ khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế, hệ thống không thể xác thực chữ ký số.

Trường hợp xác thực chữ ký số không thành công, người dùng sẽ không thể nộp tờ khai trên cồng thông tin điện tử

Hiện tại, các nhà cung cấp chữ ký số đã tìm ra 3 nguyên nhân gây nên lỗi này và cách khắc phục tương ứng cụ thể như sau:

7. Lỗi chữ ký số bị khóa

Nguyên nhân:

Lỗi chữ ký số bị khóa sẽ khiến người dùng không thể thực hiện ký số trên các tài liệu, hồ sơ, tờ khai hoặc trong các giao dịch điện tử. Nguyên nhân của lỗi này có thể do người dùng nhập sai mãi PIN quá số lần cho phép (thường là 5 lần).

Ngoài ra, nguyên nhân cũng có thể do người dùng quên mật khẩu chữ ký số. Hoặc chữ ký số đã hết hạn mà người dùng quên gia hạn.

Cách xử lý:

Liên hệ ngay với đơn vị cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ mở khóa.

Chữ ký số bị khóa có thể do người dùng nhập sai mã PIN hoặc do chữ ký số đã hết hạn sử dụng

Xem thêm: Hướng dẫn xóa chữ ký số hết hạn VNPT

Trên đây là 7 trường hợp chữ ký số bị lỗi thường gặp trong quá trình sử dụng. Nếu bạn có bất cứ băn khoăn hoặc cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ hotline 1800 1260 để được đội ngũ VNPT tư vấn và hỗ trợ xử lý nhanh nhất!