Sáng 25/7, tại trụ sở UBND thành phố Đồng Xoài, VNPT Bình Phước giới thiệu và triển khai mô hình “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” áp dụng tại UBND thành phố Đồng Xoài. Đây là đơn vị đầu tiên của tỉnh triển khai thực hiện các ứng dụng này nhằm thể hiện sự tiên phong và quyết tâm của thành phố trong việc xây dựng chính quyền điện tử.
Ông Phạm Văn Trinh, Giám đốc VNPT Bình Phước cho biết, “Phòng họp không giấy”, “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” là sản phẩm do Tập đoàn VNPT nghiên cứu và phát triển. Các ứng dụng này mang lại nhiều lợi ích, giảm thiểu tối đa văn bản giấy tờ, rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các cuộc họp. Đặc biệt là giúp việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố tốt hơn, đồng thời tiết kiệm đến 40% chi phí in, giao nhận giấy tờ.
Ngoài ra, mô hình “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” nhằm tăng cường sự tương tác và hiệu quả quản lý, điều hành của UBND thành phố từ UBND thành phố đến các phòng, ban chuyên môn, cơ quan trực thuộc và phường, xã.
Theo đó, ứng dụng công nghệ thông tin phòng họp không giấy tờ - VNPT eCabinet bao gồm: Hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, hệ thống văn bản điện tử - theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ và hệ thống phiên họp không giấy tờ, được VNPT xây dựng chuyên nghiệp, bài bản, đảm bảo phục vụ trước, trong và sau phiên họp.
Các cán bộ, chuyên gia của tập đoàn VNPT giới thiệu và hướng dẫn triển khai mô hình “phòng họp không giấy” và ứng dụng “ giao việc tức thời - nhắc việc thông minh”
Cụ thể, trước phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt, sau đó bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống VNPT eCabinet để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp… Trong phiên họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết (nếu cuộc họp có yêu cầu biểu quyết), kết thúc cuộc họp bộ phận tổng hợp phụ trách sẽ cập nhật kết luận cuộc họp.
Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử của VNPT, không sử dụng bất cứ văn bản dưới dạng in nào, nguồn tài liệu mở và luôn sẵn sàng tra cứu trên hệ thống, người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thời, có khả năng lấy ý kiến và biểu quyết từ xa rút ngắn thời gian xử lý công việc, mang lại nhiều lợi ích như: Tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, quản lý công việc hiệu quả, cập nhật thông tin kịp thời, báo cáo đầy đủ chính xác.
Còn đối với ứng dụng giao việc tức thời - nhắc việc thông minh, ứng dụng này sẽ là một “thư ký riêng” hiệu quả cho lãnh đạo các cấp, tạo nên quy trình làm việc bài bản và chính xác. Không chỉ tối ưu các tính năng so với những phần mềm tiền nhiệm đang có trên thiết bị điện thoại, máy tính, ứng dụng còn được nâng cấp bằng việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.
Với ứng dụng “giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” nổi bật với số tính năng như: Trao đổi, giao việc tức thời, cung cấp môi trường bảo mật để lãnh đạo trao đổi và giao việc cho cá nhân, đơn vị phụ trách. Nhắc nhở công việc, hệ thống tự động cảnh báo các công việc sắp đến thời hạn xử lý. Quản lý công việc, ứng dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại công việc. Trợ lý ảo, hỗ trợ báo cáo công việc hàng ngày, tương tác với người dùng để tìm kiếm thông tin. Tính năng nâng cao, tích hợp lịch cá nhân, lịch làm việc và các ứng dụng khác.
Phát biểu tại buổi giới thiệu và hướng dẫn triển khai thực hiện mô hình, ông Nguyễn Minh Bình, quyền Chủ tịch UBND thành phố Đồng Xoài cho biết, việc triển khai mô hình “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” là giải pháp thiết thực phục vụ công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo thành phố và các phòng, ban, cơ quan chuyên môn. Sau khi đưa vào sử dụng, thành phố sẽ chuyển dần phương thức làm việc từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, góp phần rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng các cuộc họp, theo lộ trình từ ít giấy tiến tới không giấy.
Theo kế hoạch, từ ngày 1/8/2019 thành phố Đồng Xoài sẽ chính thức thực hiện mô hình “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh”.
