Chiều ngày 6/6, Chủ tịch UBND TP.HCM Nguyễn Thành Phong và Phó Chủ tịch Võ Văn Hoan đã nghe báo cáo về mô hình "Phòng họp không giấy" và "Ứng dụng giao việc tức thời và nhắc việc thông minh".
Tham dự có Tổng Giám đốc VNPT Phạm Đức Long, Phó Tổng Giám đốc Huỳnh Quang Liêm, lãnh đạo VNPT-IT và VNPT Thành phố Hồ Chí Minh.
Tại cuộc họp, đại diện Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) cho biết: Với hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin phòng họp không giấy tờ - VNPT eCabinet do VNPT nghiên cứu, thực hiện nhằm mục tiêu giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong phòng họp, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác.
Theo đó, VNPT eCabinet bao gồm: Hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, hệ thống văn bản điện tử - theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ và hệ thống phiên họp không giấy tờ, được VNPT xây dựng chuyên nghiệp, bài bản, đảm bảo phục vụ trước, trong và sau phiên họp.
Quang cảnh cuộc họp
Cụ thể, trước phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt, sau đó bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống VNPT eCabinet để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp… Trong phiên họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết (nếu cuộc họp có yêu cầu biểu quyết), kết thúc cuộc họp bộ phận tổng hợp phụ trách sẽ cập nhật kết luận cuộc họp. Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử của VNPT, không sử dụng bất cứ văn bản dưới dạng in nào, nguồn tài liệu mở và luôn sẵn sàng tra cứu trên hệ thống, người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thời, có khả năng lấy ý kiến và biểu quyết từ xa rút ngắn thời gian xử lý công việc, mang lại nhiều lợi ích như: Tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, quản lý công việc hiệu quả, cập nhật thông tin kịp thời, báo cáo đầy đủ chính xác.
Đối với ứng dụng giao việc tức thời - nhắc việc thông minh, ứng dụng này sẽ là một “thư ký riêng” hiệu quả cho lãnh đạo các cấp, tạo nên quy trình làm việc bài bản và chính xác. Không chỉ tối ưu các tính năng so với những phần mềm tiền nhiệm đang có trên thiết bị điện thoại, máy tính, ứng dụng còn được nâng cấp bằng việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.
Với ứng dụng “giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” nổi bật với số tính năng như: Trao đổi, giao việc tức thời, cung cấp môi trường bảo mật để lãnh đạo trao đổi và giao việc cho cá nhân, đơn vị phụ trách. Nhắc nhở công việc, hệ thống tự động cảnh báo các công việc sắp đến thời hạn xử lý. Quản lý công việc, ứng dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại công việc. Trợ lý ảo, hỗ trợ báo cáo công việc hàng ngày, tương tác với người dùng để tìm kiếm thông tin. Tính năng nâng cao, tích hợp lịch cá nhân, lịch làm việc và các ứng dụng khác.
Theo đại diện VNPT, ứng dụng này tạo nên môi trường làm việc hiệu quả giữa lãnh đạo và nhân viên trong quá trình trao đổi, giao việc và quản lý công việc với sự ưu việt và tiện lợi. Với ứng dụng giao việc và nhắc việc của VNPT, cấp lãnh đạo sẽ dễ dàng phân loại và nhanh chóng giao việc, quản lý hồ sơ công việc, tiến độ một cách chặt chẽ. Với cấp nhân viên, hệ thống trả về và sắp xếp lịch công việc một cách hiệu quả, nhắc nhở công việc đến hạn giúp năng suất lao động của mỗi nhân viên tăng lên nhiều lần so với trước.
Trước hai mô hình này, Chủ tịch UBND TP.HCM Nguyễn Thành Phong cho biết UBND TP sẽ nghiên cứu, xem xét để triển khai trong thời gian tới.
