Ngày 1/8, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bình Phước đã có buổi làm việc với VNPT Bình Phước để nghe đơn vị này báo cáo về Hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin “Phòng họp không giấy” áp dụng triển khai tại Sở.
Hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin “Phòng họp không giấy” bao gồm “Phần mềm họp không giấy tờ” (E-Cabinet) và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” do VNPT xây dựng và phát triển. “Phần mềm họp không giấy tờ” với giao diện website trực quan, đơn giản, dễ sử dụng, bao gồm các tác vụ: Điều hành cuộc họp, Họp trực tuyến từ xa chia sẻ tài liệu, Phân hệ quản trị, Quản lý tài liệu, Nhóm tính năng tương tác cao, Lịch công tác.
Đại diện VNPT Bình Phước giới thiệu Hệ thống ứng dụng “Phòng họp không giấy”
Với phần mềm này, các đại biểu sẽ dễ dàng tham gia cuộc họp vào mọi lúc, mọi nơi. Đồng thời các đại biểu cũng tương tác đa chiều, chia sẻ dữ liệu trong và sau cuộc họp. Đặc biệt trong mỗi cuộc họp, đại biểu còn có thể truy cập kho tài liệu số phong phú chuẩn bị trước phiên họp, kết hợp với các tính năng tích hợp trong phần mềm như: Ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu giúp việc tra cứu được chính xác và nhanh chóng; đăng ký quản lý và phát biểu, biểu quyết kết hợp ký số trên điện thoại nhằm tăng cường tính pháp lý, qua đó giúp người chủ trì dễ dàng điều hành cuộc họp hiệu quả và nhanh chóng.
Riêng đối với Ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh”, sẽ giúp lãnh đạo các đơn vị có thêm một “thư ký ảo” giúp thống kê, phân loại công việc, lên lịch và nhắc việc tự động thông qua App (ứng dụng) được cài trên điện thoại di động.
Chia sẻ về ứng dụng này, ông Phạm Văn Trinh - Giám đốc VNPT Bình Phước cho biết, hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin “Phòng họp không giấy” trên đảm bảo các quy định của nhà nước, có hệ thống thiết bị tiên tiến, có tính năng hiện đại sẽ mang lại nhiều lợi ích, giảm thiểu tối đa các văn bản giấy trong các cuộc họp, qua đó rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các cuộc họp.
Ông Nguyễn Minh Quang - Phó Giám đốc phụ trách Sở Thông tin và Truyền thông phát biểu tại buổi làm việc
Cũng theo ông Trinh, hệ thống này còn giúp cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, đơn vị nói chung, Sở Thông tin và Truyền thông nói riêng được tốt hơn, tiết kiệm đến 40% tổng chi phí in ấn, photo, phát hành… tài liệu, cũng như chi phí giao nhận giấy tờ; giảm 30% thời gian họp các phiên họp, thời gian lấy ý kiến, biểu quyết được tính bằng giây, tra cứu tài liệu họp nhanh chóng… Hệ thống ứng dụng này đã triển khai cho UBND thành phố Đồng Xoài, UBND thành phố Hồ Chí Minh.
Trong khi đó, phát biểu tại buổi làm việc, ông Nguyễn Minh Quang - Phó Giám đốc phụ trách Sở Thông tin và Truyền thông cũng cho biết, từ ngày 1/8/2019, Sở Thông tin và Truyền thông bắt đầu áp dụng triển khai Hệ thống ứng dụng này. Sau một thời gian sử dụng, Sở sẽ có đánh giá, góp ý cụ thể đối với đơn vị phát triển phần mềm để hoàn thiện Hệ thống được tốt hơn; đồng thời đây cũng là căn cứ để tham mưu UBND tỉnh quyết định cho việc triển khai nhân rộng, góp phần đẩy mạnh công tác cải cách hành chính và xây dựng “chính quyền điện tử” trên địa bàn tỉnh.
Trước đó, sáng 25/7, tại trụ sở UBND thành phố Đồng Xoài, VNPT Bình Phước giới thiệu và triển khai mô hình “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” áp dụng tại UBND thành phố Đồng Xoài. Đây là đơn vị đầu tiên của tỉnh triển khai thực hiện các ứng dụng này nhằm thể hiện sự tiên phong và quyết tâm của thành phố trong việc xây dựng chính quyền điện tử.
Chia sẻ tại buổi giới thiệu này, ông Nguyễn Minh Bình, quyền Chủ tịch UBND thành phố Đồng Xoài cho biết, việc triển khai mô hình “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” là giải pháp thiết thực phục vụ công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo thành phố và các phòng, ban, cơ quan chuyên môn. Sau khi đưa vào sử dụng, thành phố sẽ chuyển dần phương thức làm việc từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, góp phần rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng các cuộc họp, theo lộ trình từ ít giấy tiến tới không giấy.
