Sáng 28/8, Quận 11 đã tổ chức Hội nghị công bố triển khai mô hình Phòng họp không giấy và Ứng dụng giao việc tức thời, nhắc việc thông minh.
Đây là đơn vị hành chính cấp Quận đầu tiên tại TP.HCM triển khai ứng dụng thực hiện ứng dụng “Phòng họp không giấy” và “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” theo chủ trương của UBND Thành phố, nhằm hướng tới mục tiêu hiện thực hóa cải cách hành chính với tinh thần chính quyền kiến tạo, đô thị thông minh.
Toàn cảnh hội nghị
Với thiết kế kiến trúc hệ thống tiên tiến, trang bị nhiều tính năng và công cụ hiện đại, giải pháp hệ thống phòng họp không giấy “VNPT eCabinet” sẽ mang lại nhiều lợi ích như giảm thiểu tối đa văn bản giấy trong phòng họp, nâng cao hiệu quả và chất lượng cuộc họp, thông tin thảo luận, biểu quyết được cập nhật kịp thời, chính xác, tiết kiệm thời gian và góp phần giúp lãnh đạo các cấp đưa ra kết luận, quyết định nhanh chóng, chính xác. Ngoài ra, hệ thống Phòng họp không giấy là một trong những giải pháp chuyển đổi số thông minh, tiết kiệm chi phí photo, in ấn đến 30%, giảm được 40% tổng chi phí gửi văn bản hỏa tốc, chuyển phát nhanh, góp phần bảo vệ môi trường.
Theo đó, “Phòng họp không giấy”, “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” là sản phẩm do Tập đoàn VNPT nghiên cứu và phát triển. Các ứng dụng này mang lại nhiều lợi ích, giảm thiểu tối đa văn bản giấy tờ, rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các cuộc họp. Đặc biệt là giúp việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố tốt hơn, đồng thời tiết kiệm đến 40% chi phí in, giao nhận giấy tờ.
Ngoài ra, mô hình “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” nhằm tăng cường sự tương tác và hiệu quả quản lý, điều hành của UBND thành phố từ UBND thành phố đến các phòng, ban chuyên môn, cơ quan trực thuộc và phường, xã.
Lãnh đạo quận nhấn nút công bố triển khai mô hình Phòng họp không giấy
Cụ thể, ứng dụng công nghệ thông tin phòng họp không giấy tờ - VNPT eCabinet bao gồm: Hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, hệ thống văn bản điện tử - theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ và hệ thống phiên họp không giấy tờ, được VNPT xây dựng chuyên nghiệp, bài bản, đảm bảo phục vụ trước, trong và sau phiên họp.
Cụ thể, trước phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt, sau đó bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống VNPT eCabinet để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp… Trong phiên họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết (nếu cuộc họp có yêu cầu biểu quyết), kết thúc cuộc họp bộ phận tổng hợp phụ trách sẽ cập nhật kết luận cuộc họp.
Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử của VNPT, không sử dụng bất cứ văn bản dưới dạng in nào, nguồn tài liệu mở và luôn sẵn sàng tra cứu trên hệ thống, người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thời, có khả năng lấy ý kiến và biểu quyết từ xa rút ngắn thời gian xử lý công việc, mang lại nhiều lợi ích như: Tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, quản lý công việc hiệu quả, cập nhật thông tin kịp thời, báo cáo đầy đủ chính xác.
Còn đối với ứng dụng giao việc tức thời - nhắc việc thông minh, ứng dụng này sẽ là một “thư ký riêng” hiệu quả cho lãnh đạo các cấp, tạo nên quy trình làm việc bài bản và chính xác. Không chỉ tối ưu các tính năng so với những phần mềm tiền nhiệm đang có trên thiết bị điện thoại, máy tính, ứng dụng còn được nâng cấp bằng việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.
Với ứng dụng “giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” nổi bật với số tính năng như: Trao đổi, giao việc tức thời, cung cấp môi trường bảo mật để lãnh đạo trao đổi và giao việc cho cá nhân, đơn vị phụ trách. Nhắc nhở công việc, hệ thống tự động cảnh báo các công việc sắp đến thời hạn xử lý. Quản lý công việc, ứng dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại công việc. Trợ lý ảo, hỗ trợ báo cáo công việc hàng ngày, tương tác với người dùng để tìm kiếm thông tin. Tính năng nâng cao, tích hợp lịch cá nhân, lịch làm việc và các ứng dụng khác.
Được biết, sau hội nghị công bố, Quận 11 đã triển khai ngay mô hình này trong phiên họp đầu tiên về báo cáo công tác chỉ đạo điều hành kinh tế - xã hội tháng 8 và triển khai công tác trọng tâm tháng 9 năm 2019.
