Với nhiều ưu điểm vượt trội, hệ thống Phòng họp không giấy tờ đã được nhiều tỉnh thành tin tưởng, lựa chọn nhằm đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm chi phí, giúp lãnh đạo tỉnh/thành phố đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng và chính xác.
Cho đến nay, VNPT e-Cabinet đã được triển khai cho Ủy ban Thường vụ Quốc hội (từ tháng 12/2017), Hội đồng Nhân dân TP. Đà Nẵng, và mới đây nhất là UBND TP.HCM. Từ 1/8/2019, VNPT e-Cabinet tiếp tục được đưa vào phục vụ khách hàng ở Kiên Giang và Bình Phước.
Cụ thể, tại Kiên Giang, chiều ngày 31/7, VNPT Kiên Giang đã ký thỏa thuận hợp tác với Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, công bố triển khai mô hình "Phòng họp không giấy" và ứng dụng "Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh". Đây là cả một sự chuẩn bị công phu và nỗ lực lớn từ đơn vị.
Với eCabinet các cuộc họp của UBND TP HCM sẽ là các cuộc họp không giấy tờ.
Còn tại Bình Phước, từ ngày 1/8/2019 thành phố Đồng Xoài chính thức thực hiện mô hình "Phòng họp không giấy" và ứng dụng "Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh" của VNPT.
Các sản phẩm này do Tập đoàn VNPT nghiên cứu và phát triển, mang lại nhiều lợi ích như giảm thiểu tối đa văn bản giấy tờ, rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các cuộc họp. Đặc biệt là giúp việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố tốt hơn, đồng thời tiết kiệm đến 40% chi phí in, giao nhận giấy tờ.
Giải pháp VNPT e-Cabinet được triển khai trên hạ tầng điện toán đám mây tại các trung tâm dữ liệu tiêu chuẩn Uptime Tier3 hàng đầu của VNPT. Nhờ đó, các dữ liệu luôn đảm bảo sẵn sàng, an toàn, đồng thời được bảo mật ở mức độ cao nhất. Hệ thống được thiết kế theo cấu trúc tiên tiến, trang bị nhiều tính năng và công cụ cập nhật, qua đó mang đến nhiều lợi ích cho đơn vị sử dụng.
VNPT e-Cabinet bao gồm: hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, hệ thống văn bản điện tử - theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ và hệ thống phiên họp không giấy tờ. Ứng dụng được xây dựng chuyên nghiệp và bài bản, đảm bảo phục vụ công tác điều hành và theo dõi nội dung cuộc họp của lãnh đạo và các đại biểu từ trước, trong và sau phiên họp.
Trước phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt, sau đó bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống VNPT eCabinet để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp… Trong phiên họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết (nếu cuộc họp có yêu cầu biểu quyết), kết thúc cuộc họp bộ phận tổng hợp phụ trách sẽ cập nhật kết luận cuộc họp.
Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử của VNPT, không sử dụng bất cứ văn bản dưới dạng in nào, nguồn tài liệu mở và luôn sẵn sàng tra cứu trên hệ thống, người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thời, có khả năng lấy ý kiến và biểu quyết từ xa rút ngắn thời gian xử lý công việc, mang lại nhiều lợi ích như: Tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, quản lý công việc hiệu quả, cập nhật thông tin kịp thời, báo cáo đầy đủ chính xác.
Còn đối với ứng dụng giao việc tức thời - nhắc việc thông minh, ứng dụng này sẽ là một “thư ký riêng” hiệu quả cho lãnh đạo các cấp, tạo nên quy trình làm việc bài bản và chính xác. Không chỉ tối ưu các tính năng so với những phần mềm tiền nhiệm đang có trên thiết bị điện thoại, máy tính, ứng dụng còn được nâng cấp bằng việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.
Với ứng dụng “giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” nổi bật với số tính năng như: Trao đổi, giao việc tức thời, cung cấp môi trường bảo mật để lãnh đạo trao đổi và giao việc cho cá nhân, đơn vị phụ trách. Nhắc nhở công việc, hệ thống tự động cảnh báo các công việc sắp đến thời hạn xử lý. Quản lý công việc, ứng dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại công việc. Trợ lý ảo, hỗ trợ báo cáo công việc hàng ngày, tương tác với người dùng để tìm kiếm thông tin. Tính năng nâng cao, tích hợp lịch cá nhân, lịch làm việc và các ứng dụng khác.
