Ngày 1/7/2019, Chủ tịch UBND TPHCM Nguyễn Thành Phong, Phó Chủ tịch Thường trực UBND TP Lê Thanh Liêm, các Phó Chủ tịch UBND TP Trần Vĩnh Tuyến, Võ Văn Hoan, Ngô Minh Châu đã tham dự buổi tập huấn cách sử dụng hệ thống “Phòng họp không giấy” (VNPT eCabinet) và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh”.
Cùng dự buổi tập huấn có các Giám đốc các Sở là Ủy viên UBND TP, lãnh đạo Văn phòng UBND TP, thư ký lãnh đạo UBND TP.
Trong buổi tập huấn, các lãnh đạo TP đã được các chuyên gia kỹ thuật của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) hướng dẫn cách sử dụng hệ thống “Phòng họp không giấy”.
Theo đó, trước mỗi phiên họp, toàn bộ tài liệu số của cuộc họp được chuẩn bị và chuyển đến các đại biểu để nghiên cứu trước. Trong mỗi phiên họp, các đại biểu có thể truy cập kho tài liệu số chuẩn bị trước phiên họp kết hợp với các công cụ tiện lợi như ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu và sử dụng các tiện ích như: đăng ký phát biểu, biểu quyết,... Sau các phiên họp, các ý kiến, kết quả biểu quyết, chỉ đạo kết luận trong cuộc họp được tổng hợp và thông tin đến các đơn vị và cá nhân liên quan trong thời gian ngắn nhất trên môi trường mạng.
Tối cùng ngày, các lãnh đạo TP cũng được tập huấn cách sử dụng ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh”. Với ứng dụng này, lãnh đạo sẽ có thêm một thư ký ảo giúp thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.
Trước đó, ngày 25/6, UBND TP đã công bố triển khai hệ thống “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh”. Hai sản phẩm này do Tập đoàn VNPT nghiên cứu và phát triển.
Trong đó, ứng dụng phòng họp không giấy tờ (VNPT eCabinet) do VNPT nghiên cứu gồm: Hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, hệ thống văn bản điện tử - theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ và hệ thống phiên họp không giấy tờ... Trước phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt, sau đó bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống VNPT eCabinet để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp… Trong phiên họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết (nếu cuộc họp có yêu cầu biểu quyết), kết thúc cuộc họp bộ phận tổng hợp phụ trách sẽ cập nhật kết luận cuộc họp.
Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử của VNPT, không sử dụng bất cứ văn bản dưới dạng in nào, nguồn tài liệu mở và luôn sẵn sàng tra cứu trên hệ thống. Người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thời, có khả năng lấy ý kiến và biểu quyết từ xa rút ngắn thời gian xử lý công việc, mang lại nhiều lợi ích như: Tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, quản lý công việc hiệu quả, cập nhật thông tin kịp thời, báo cáo đầy đủ chính xác.
Trong khi đó, ứng dụng giao việc tức thời - nhắc việc thông minh như là một “thư ký riêng” cho lãnh đạo các cấp, tạo nên quy trình làm việc bài bản và chính xác. Ứng dụng này có một số tính năng nổi bật như trao đổi, giao việc tức thời, cung cấp môi trường bảo mật để lãnh đạo trao đổi và giao việc cho cá nhân, đơn vị phụ trách; nhắc nhở công việc (hệ thống tự động cảnh báo các công việc sắp đến thời hạn xử lý); quản lý công việc (ứng dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại công việc); trợ lý ảo (hỗ trợ báo cáo công việc hàng ngày, tương tác với người dùng để tìm kiếm thông tin)…
